Formålet med behandlingen av personopplysninger

Tilby andelseierskap

For å tilby andelseierskap, beregne utbytte og fakturere kontingent behandler vi opplysninger om andelseiere.

Personopplysningene vi behandler er navn, adresse, e-post, telefonnummer, kontonummer, fødselsdato, kjønn og gårds- og bruksnummer. Vi behandler også opplysninger om eiendom og eiendomsstørrelse.

Behandling av personopplysninger for dette formålet har grunnlag i GDPR art. 6 (1)(b) – opplysningene er nødvendige for å gjennomføre en avtale. Opplysningene oppbevares også for å overholde bokføringsloven og regnskapslovgivning, og har grunnlag i GDPR art. 6(1)(c).

Behandling av personopplysninger i forbindelse med salg

For å utføre salg er det nødvendig å behandle personopplysninger. Vi behandler personopplysninger for eksempel i forbindelse med salg av råvarer, skogbruksplaner, tjenester for ny skog og skogskjøtsel og andre tjenester fra ALLSKOG eller parter vi samarbeider med.

Personopplysningene vi behandler er navn, tittel, e-post, telefonnummer, e-postadresse, adresse, gårds- og bruksnummer og eventuell korrespondanse. I tillegg behandles informasjon om hvilke avtaler som er inngått. Det behandles også opplysninger som er nødvendige for å gjennomføre betaling, som kontonummer, etc.

Behandling av personopplysninger for dette formålet har grunnlag i GDPR art. 6 (1)(b) – opplysningene er nødvendige for å gjennomføre en avtale. Opplysningene oppbevares også for å overholde bokføringsloven og regnskapslovgivning, og har grunnlag i GDPR art. 6(1)(c).

Ved samtykke etter GDPR art. 6(1)(a) behandler ALLSKOG også informasjon om opplysninger fra skogbruksplaner.

Digitale og fysiske arrangementer

ALLSKOG avholder digitale og fysiske arrangementer for personer som er interessert i skog og skogdrift.

Vi behandler opplysninger som navn, e-post og telefonnummer, samt bostedskommune.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er for andelseiere GDPR art. 6 (1)(b) – opplysningene er nødvendige for å gjennomføre en avtale, og for øvrige GDPR art. 6 (1)(b) – berettiget interesse. Den berettigede interessen består i å kunne tilby arrangementer, og det er nødvendig å behandle personopplysninger for å kunne gjennomføre arrangementene.

Markedsundersøkelser

ALLSKOG gjennomfører markedsundersøkelser og intervjuer for å innhente informasjon om hvordan bedriften blir oppfattet og potensielle forbedringsmuligheter.

Personopplysningene som behandles er navn, telefonnummer og e-post, samt hvilken score vedkommende gir på ulike parametere. Når det gjennomføres intervjuer, behandler vi også opplysninger om størrelse på eiendom.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR artikkel 6(1)(a) – samtykke.

Behandling av personopplysninger for markedsførings- og informasjonsformål til skogeier

Formålet med behandlingen er å nå ut til eksisterende, potensielle og tidligere kunder og samarbeidspartnere for å markedsføre ALLSKOGs tjenester.

Vi samler for eksempel inn opplysninger fra offentlig tilgjengelige kilder om hvem som er skogeier, og kontakter disse, typisk på telefon, for å informere om hvilke tjenester ALLSKOG tilbyr. Vi holder også oversikt over hvem som er nye skogeiere.

Vi oppbevarer også informasjon om hvem som har utført hogst, slik at vi kan ta kontakt for å tilby planting og ungskogspleie etter typisk 3 og 15 år.

Opplysningene vi behandler er navn, telefonnummer, eventuelt e-post, matrikkel og om vedkommende eier skog.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene er berettiget interesse etter GDPR art. 6(1)(f). Interessen består i å kunne fremme våre tjenester.

Ivareta sikkerhet i ALLSKOGs systemer

For å ivareta sikkerheten i våre IT-systemer behandler vi personopplysninger som brukernavn, innloggingsforsøk og IP-adresse. Behandlingen er basert på GDPR art. 6(1)(f) og vår berettigede interesse består i å ivareta sikkerhet.

Publisering av bilder

Vi publiserer av og til bilder fra ulike arrangementer, med formål om å dele informasjon om hva ALLSKOG driver med og fremme våre tjenester og formål.

Opplysningene vi behandler er bilde av personen, samt ved hvilket arrangement / i hvilken sammenheng bildet er tatt.

Vi innhenter muntlig samtykke før bildet tas. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er berettiget interesse etter GDPR art. 6(1)(f). Vår berettigede interesse består i å markedsføre ALLSKOG.

Behandling av personopplysninger om samarbeidspartnere og leverandører

Vi behandler personopplysninger om samarbeidspartnere og leverandører med formål om tjenestelevering og tjenesteutveksling

Personopplysningene som behandles er navn, telefonnummer, adresser, e-postadresser og fakturainformasjon. I enkelte tilfeller behandler vi også dokumentasjon av kompetanse og sertifiseringer om ansatte hos leverandør/samarbeidspartner.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er avtalen ALLSKOG har med de enkelte samarbeidspartnere og leverandører i tråd med GDPR art. 6 (1)(b), eller berettiget interesse i å kunne administrere avtalen etter GDPR art. 6(1)(f).

Besvare henvendelser

For at personer som ønsker det skal kunne komme i kontakt med oss, har vi kontaktskjema på nett og e-postadresse som kan benyttes til å kontakte ALLSKOG.

Vi behandler opplysninger om navn, telefon, e-post og eventuelt  informasjon som oppgis i henvendelsen.

Rekruttering av nye medarbeidere

Vi behandler opplysninger for å rekruttere nye medarbeidere til ALLSKOG. Rekrutteringen gjøres ofte i samarbeid med et rekrutteringsbyrå.

Personopplysningene vi behandler er navn, e-post, adresse, telefonnummer, CV, referanser, søknadstekst og annen dokumentasjon av kompetanse.

Opplysningene lagres frem til rekrutteringsprosessen er ferdig, med mindre vi har innhentet samtykke til videre oppbevaring.

Behandlingen har rettslig grunnlag i GDPR artikkel 6(1)(b) og er nødvendig for å vurdere om det skal inngås avtale med den registrerte.

Behandlingen av personopplysninger for dette formålet er basert på berettiget interesse etter GDPR art. 6(1)(f).

Nyhetsbrev

Vi sender nyhetsbrev fra skogbruksleder til andelseiere, og til skogansvarlige i respektive kommuner.

Personopplysningene som behandles er navn, e-post og eventuelt hvem som er skogansvarlig.

Behandlingen er basert på GDPR artikkel 6(1)(f) og ALLSKOG har vurdert at de har en berettiget interesse i å sende informasjon som oppleves som relevant for mottaker.

Sikkerhet

ALLSKOG har dokumenterte tekniske og organisatoriske tiltak som skal sikre at personopplysningene behandles på en måte som sikrer deres konfidensialitet, tilgjengelighet og integritet.

Mottakere av personopplysningene og bruk av underleverandører

ALLSKOG gir ikke dine personopplysninger videre til tredjeparter med mindre slik utlevering følger av rettslige forpliktelser for virksomheten, eller vi har et annet lovlig grunnlag for utlevering.

Eksempler på tilfeller der vi deler personopplysninger med tredjeparter er som følger:

• i forbindelse med gjennomføring av bestillingsavtaler med skogeier, hvor oppdraget er å bistå med frivillig skogvern til Statsforvalteren, Norges Skogeierforbund og Miljødirektoratet,
• når skogeier har bestilt skogbruksplaner deler vi opplysningene med oppdragsgiver og offentlige myndigheter,
• dersom det er nødvendig for å gjennomføre avtaler knyttet til skogdrift, for eksempel til entreprenører og transportører,
• vi deler opplysninger med revisor i forbindelse med revisjoner, og
• når du er andelseier vil du også kunne se informasjon på «min side» om hvem som er andelseiere i ditt skogeierlag. For tillitsvalgte vil det også deles kontaktinformasjon til alle andelseiere.

ALLSKOG benytter dessuten underleverandører (databehandlere) for enkelte administrative oppgaver. For de tilfeller vi deler opplysninger med databehandler er behandlingen av personopplysninger sikret gjennom databehandleravtaler. Databehandleravtalene sikrer at personopplysningene ikke brukes til annet formål og at behandlingen oppfyller kravene i GDPR.

Databehandlerne vi benytter er for eksempel tjenester fra Microsoft til lagring av informasjon.

Vi lagrer som hovedregel opplysninger innenfor EU/EØS. Enkelte opplysninger vil imidlertid overføres til land utenfor EU/EØS, for eksempel USA. I slike tilfeller har vi implementert et passende overføringsgrunnlag for å sikre at opplysningene fortsatt behandles på en trygg måte. 

Oppbevaringstid

ALLSKOG vil lagre personopplysningene så lenge det er nødvendig for formålet med behandlingen.

De generelle prinsippene for lagring er som følger:

• vi lagrer opplysninger så lenge vi har et eksisterende avtaleforhold,
• vi lagrer opplysninger i tråd med relevant lovgivning, for eksempel bokføringslov og regnskapslovgivning,
• vi bevarer opplysninger om kontaktperson hos kunde i 4 år etter siste kjøp/kontakt med ALLSKOG,
• opplysninger om hogst og kjøp av tjenester knyttet til skog kan lagres i lengre perioder, for eksempel 3-15 år, og
• dersom vi har behov for det, vil vi beholde opplysninger i forbindelse med at vi skal gjøre gjeldende, forsvare oss mot eller fastsette et rettslig krav.

Vi vil ikke lagre personopplysningene ut over dette, med mindre det eksisterer annet rettslig grunnlag for fortsatt behandling, for eksempel samtykke eller lov.

Den registrertes rettigheter

Ved å henvende seg til ALLSKOG, på e-postadressen angitt nedenfor, har den registrerte rett til å kreve:

Retting, innsyn og sletting. Du har rett til å be om en kopi av dine personopplysninger gratis, be om retting av uriktige opplysninger, og under visse omstendigheter be om at personopplysningene dine slettes.

Begrensning. Du har rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger under visse omstendigheter, for eksempel mens vi undersøker eventuelle innvendinger fra deg knyttet til vår behandling av personopplysninger.

Dataportabilitet. I noen tilfeller har du rett til dataportabilitet, det vil si at du kan kreve at vi utleverer opplysninger om deg, i et strukturert, anvendbart og maskinlesbart format, for å kunne overføre disse til en annen behandlingsansvarlig. Dette gjelder bare dersom vi behandler personopplysningene basert på ditt samtykke eller fordi det er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg.

Protestere. Du har i noen tilfeller rett til å protestere mot vår behandling av dine personopplysninger. Vi må da slutte å behandle opplysningene, med mindre vi kan vise til tvingende berettigede grunner til at vi kan fortsette behandlingen.

Protest mot direkte markedsføring. Du har rett til når som helst å protestere mot vår direkte markedsføring (inkludert profilering for disse formålene), og vi må da avslutte vår behandling av dine personopplysninger for disse formålene.

Trekke tilbake samtykke. Hvis behandlingen av personopplysninger er basert på ditt samtykke, har du rett til å trekke tilbake ditt samtykke når som helst. Vi vil stoppe fremtidig behandling av personopplysninger som er basert på ditt samtykke.

Klage til Datatilsynet. Du har rett til å klage til Datatilsynet over ALLSKOGs behandling av dine personopplysninger. Vi setter pris på om du tar kontakt med oss direkte først.

Kontaktinformasjon til behandlingsansvarlig

Dersom du har spørsmål til hvordan ALLSKOG behandler personopplysninger, kontakt:

E-post: firmapost@allskog.no

Telefon: +47 73 500 123

Postadresse: Ingvalds Ystgaards vei 13 A, 7047 Trondheim